Cómo hacer una factura: guía paso a paso para autónomos

Si acabas de darte de alta como autónomo y no sabes por dónde empezar con las facturas, esta guía es para ti. Te explicamos qué datos son obligatorios, qué tipos de factura existen, cómo aplicar IVA e IRPF y los errores que debes evitar desde el primer día.

¿Qué es una factura?

Una factura es el documento mercantil que acredita una operación de compraventa de bienes o prestación de servicios. No es un simple recibo: es un documento con validez legal y fiscal. Como autónomo, con carácter general debes emitir factura cuando realices operaciones sujetas a obligación de facturación, aunque existen excepciones y supuestos de factura simplificada.

La normativa que regula las facturas en España es el Real Decreto 1619/2012, conocido como el Reglamento de Facturación. Este decreto establece qué datos debe contener una factura, qué tipos existen y cuándo estás obligado a emitir una. La base formal es común, aunque la operación concreta puede exigir menciones adicionales, regímenes especiales o normativa foral.

Datos obligatorios en una factura

Toda factura ordinaria debe incluir estos datos. Si falta alguno, Hacienda puede considerar que la factura no es válida, y eso te puede causar problemas en una inspección.

1. Número de factura. Debe ser correlativo y formar parte de una serie. No puedes saltarte números ni repetirlos. Lo más habitual es usar un formato tipo 2026-001, 2026-002, etc.
2. Fecha de emisión. El día en que emites la factura. Si el destinatario es empresario o profesional, con carácter general debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente al devengo; en otros casos, normalmente al realizarse la operación, con los matices del Reglamento de facturación.
3. Datos del emisor (tú). Nombre completo o razón social, NIF y dirección fiscal. Si tienes nombre comercial, también puedes incluirlo.
4. Datos del receptor (tu cliente). Nombre o razón social, NIF y dirección. Si tu cliente es una empresa de la UE, necesitarás su número de IVA intracomunitario.
5. Concepto o descripción. Qué servicio has prestado o qué producto has vendido. Cuanto más claro, mejor. En lugar de “Servicios profesionales”, escribe algo como “Diseño de logotipo y manual de marca para empresa XYZ”.
6. Base imponible. El importe antes de impuestos. Si facturas por horas o por unidades, detalla la cantidad y el precio unitario.
7. Tipo de IVA y cuota. El porcentaje de IVA aplicado (21%, 10% o 4% según la actividad) y el importe resultante. Hay operaciones exentas, pero debes indicar la causa legal de la exención.
8. Retención de IRPF (si aplica). Si tu cliente es empresa o autónomo y tu actividad profesional está sujeta a retención, normalmente aplicarás el 15% (o el 7% en el año de inicio y los dos siguientes si cumples los requisitos). El IRPF se resta de la base imponible.
9. Importe total. La suma final: base imponible + IVA - IRPF. Es lo que tu cliente debe pagarte.

Tipos de factura

No todas las facturas son iguales. La normativa española distingue tres tipos principales, y cada uno tiene sus reglas:

Factura ordinaria (F1)

Es la factura completa que se usa en muchas operaciones entre profesionales o entre un profesional y una empresa. Incluye los datos obligatorios que hemos visto arriba y puede requerir menciones adicionales si hay exenciones, inversión del sujeto pasivo, regímenes especiales u otras particularidades.

Factura simplificada (F2)

Lo que antes se llamaba “ticket”. Se puede emitir cuando el importe no supera los 400 euros (o 3.000 euros en determinados sectores como hostelería, transporte o aparcamientos). No necesita incluir los datos completos del receptor, solo los del emisor, salvo cuando el destinatario necesite ejercer el derecho a deducir u otro derecho tributario; en ese caso debe incluir NIF, domicilio y cuota repercutida separada. Es habitual en comercio minorista.

Factura rectificativa

Si te equivocas en una factura ya emitida, no la borres ni la modifiques. Emite una rectificativa o genera el registro de subsanación/anulación que corresponda según la causa y el tipo de factura. La factura rectificativa hace referencia al número de la factura original y explica qué se corrige.

En Factuo, cuando necesitas rectificar una factura, seleccionas la original y la app te ayuda a generar una rectificativa con los datos de la factura original y campos revisables.

Una factura bien hecha transmite profesionalidad y evita problemas con Hacienda.

Cómo hacer una factura paso a paso

Vamos al grano. Estos son los cinco pasos para crear una factura correcta, ya sea tu primera o tu milésima:

Paso 1: Rellena los datos de tu cliente

Antes de escribir una sola línea de concepto, asegúrate de tener el nombre completo (o razón social), NIF y dirección fiscal de tu cliente. Si es la primera vez que le facturas, pídele estos datos por escrito. Un NIF mal escrito puede invalidar la factura.

Con un software como Factuo, guardas los datos del cliente una vez y se autocompletan en cada factura nueva. No tienes que volver a pedirlos.

Paso 2: Añade las líneas de concepto

Describe con claridad qué has hecho o qué has vendido. Cada línea debe incluir:

• Descripción del servicio o producto
• Cantidad (horas, unidades, proyectos)
• Precio unitario
• Importe de la línea (cantidad x precio)

Si has hecho un trabajo a precio cerrado, una sola línea con la descripción y el importe total es suficiente. Pero si has trabajado por horas, detalla cada bloque de tiempo. Tu cliente lo agradecerá y tú tendrás mejor control.

Paso 3: Aplica IVA e IRPF

Una vez tienes la base imponible (la suma de todas las líneas), aplica los impuestos:

• IVA: El 21% en la mayoría de servicios profesionales. Hay tipos reducidos (10%) y superreducidos (4%) para actividades específicas.
• IRPF: Si facturas servicios profesionales a empresas o autónomos, puede proceder retención del 15% (o 7% en el año de inicio y los dos siguientes si cumples los requisitos). Si facturas a particulares, normalmente no hay retención.

El cálculo final es: Total = Base + IVA - IRPF. Con software de facturación puedes calcular el desglose según los tipos configurados. Sin software, es donde más errores se cometen.

Paso 4: Revisa los totales

Antes de enviar, revisa que cuadre todo: que la base imponible sea la suma correcta de las líneas, que el IVA esté bien calculado, que la retención de IRPF sea la correcta y que el total sea coherente. Un euro de diferencia puede generar un descuadre en tu modelo 303 al final del trimestre.

Paso 5: Envía y guarda

Envía la factura a tu cliente en PDF (por email es lo habitual) y guarda una copia. Conserva las facturas al menos 4 años por prescripción tributaria y, si estás sujeto a obligaciones mercantiles, conserva libros y justificantes durante 6 años. Si usas software, revisa que puedas exportar y conservar la documentación.

IVA e IRPF: qué aplicar en cada factura

Esta es la duda más frecuente de cualquier autónomo que empieza. Vamos a simplificarlo:

IVA

El IVA es un impuesto indirecto que recaudas en nombre de Hacienda. Tú lo cobras al cliente, pero luego lo ingresas trimestralmente (modelo 303). Los tipos vigentes en España son:

• 21% general: La mayoría de servicios profesionales, consultoría, diseño, desarrollo, marketing, asesoría, etc.
• 10% reducido: Alimentación (excepto algunos productos), transporte de viajeros, hostelería, reformas de vivienda, etc.
• 4% superreducido: Pan, leche, huevos, frutas, verduras, libros, medicamentos, etc.
• Exento: Sanidad, enseñanza, seguros y servicios financieros, entre otros. Si tu actividad está exenta, debes indicarlo en la factura con la referencia al artículo de la Ley del IVA correspondiente.

IRPF

El IRPF es un pago a cuenta de tu declaración de la renta. Se aplica cuando la renta está sujeta a retención y el pagador está obligado a practicarla; normalmente no procede en facturas a particulares:

• 15% general: El tipo estándar para la mayoría de actividades profesionales.
• 7% reducido: Aplicable durante el año de alta y los dos años naturales siguientes si cumples los requisitos, no ejerciste actividad profesional en el año anterior y lo comunicas al pagador.

Si acabas de empezar, revisa si puedes aplicar el 7%. Supone más liquidez inicial, pero no elimina tu obligación de regularizar el IRPF en la declaración anual.

¿Necesito software de facturación?

La respuesta práctica: si vas a usar un sistema informático de facturación y estás dentro del ámbito del RD 1007/2023, deberá estar adaptado a partir del 1 de julio de 2027.

El Real Decreto 1007/2023 (el reglamento que regula VERI*FACTU) establece requisitos técnicos para los sistemas informáticos de facturación: integridad, trazabilidad, inalterabilidad, generación de código QR fiscal y, en modalidad VERI*FACTU, capacidad de remitir registros a la AEAT.

Esto significa que, si usas un sistema informático de facturación dentro del ámbito del RD 1007/2023, Excel, Word o un PDF aislado no están pensados para cubrir por sí solos esos requisitos. Una herramienta adaptada debe ayudarte a:

• Mantener numeración correlativa
• Calcular importes según los tipos configurados
• Almacene las facturas de forma segura
• Ayudarte con los requisitos del RD 1007/2023 (huella, QR cuando proceda y remisión de registros si usa VERI*FACTU)
• Te permita emitir facturas rectificativas

Factuo está orientado a trabajar con los requisitos del RD 1007/2023 en los casos y modalidades soportados. Revisa siempre el estado de compatibilidad de tu configuración antes de usarlo como sistema de facturación obligatorio. Y si quieres profundizar en lo que implica VERI*FACTU, tenemos una guía completa sobre VERI*FACTU que te lo explica todo.

Errores comunes al hacer facturas

Estos son errores frecuentes al empezar a facturar. Si los revisas desde el principio, reduces incidencias fiscales y administrativas:

1. Saltar números en la serie. Si tu última factura es la 2026-014, la siguiente tiene que ser la 2026-015. Los saltos o duplicados obligan a justificar la numeración y pueden generar requerimientos.
2. No incluir el NIF del cliente. Es uno de los datos obligatorios en una factura ordinaria. Sin él, puede haber problemas de deducción o justificación para tu cliente. Pide el NIF antes de emitir cuando corresponda.
3. Aplicar mal el tipo de IVA. No todo va al 21%. Si vendes productos alimentarios o das clases, el tipo puede ser diferente. Revisa el tipo correcto para tu actividad antes de emitir tu primera factura. Y si tienes dudas, consulta con tu gestor.
4. Olvidar la retención de IRPF cuando procede. Si tu actividad profesional está sujeta a retención y facturas a una empresa o a otro autónomo, generalmente debes incluirla. Si la omites, el pagador puede tener problemas al presentar su modelo 111. Es un error muy común entre autónomos nuevos.
5. Modificar o borrar facturas emitidas. No alteres una factura ya emitida. Si hay un error, emite una factura rectificativa o sigue el procedimiento de corrección que corresponda.

Seas de donde seas, la base formal de facturación es común, aunque el tratamiento fiscal puede variar por territorio, impuesto aplicable o régimen especial.

Preguntas frecuentes